Onboarding com Realidade Aumentada

O primeiro treinamento de um novo colaborador logo ao entrar na organização é o Onboarding (“embarque”, em inglês). Existe um interesse evidente de que esse processo seja dinâmico e interativo. Especialmente em empresas de tecnologia. Foi pensando assim que a TIVIT, cliente do DOT digital group do setor de soluções digitais para empresas, resolveu inovar no Onboarding.

O novo colaborador da TIVIT deve assistir a vídeos informativos sobre como funciona a organização. E é nesse ponto que entra a Realidade Aumentada. Ao invés de simplesmente assistir a um vídeo, o colaborador que embarque precisa usar seu smartphone para identificar os pontos de interatividade dispostos em superfícies. A partir daí navega na aplicação, que faz uso de storytelling visual para engajar o usuário. 

Trata-se de uma forma mais divertida e envolvente de Onboarding, na qual as chances do novo colaborador prestar mais atenção ao conteúdo exposto é aumentada.

Leia mais em Case TIVIT: onboarding para empresas multinacionais

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Case Flex Contact: educação digital como estratégia de Onboarding

Educação digital como estratégia de onboarding, conheça mais sobre o case que construímos com a Flex Contact

Desafio

Acolher os novos colaboradores da Flex Contact e prepará-los para os seus primeiros dias de trabalho dando a eles uma visão sobre quem é a Flex, sua cultura, e a carreira que podem construir lá.

Mas esse parece o desafio de qualquer onboarding… E de certa forma é! Mas existia mais por detrás disso:

A Flex tem uma grande rotatividade de profissionais e, por conta disso, o onboarding presencial tinha que acontecer semanalmente. Em outras palavras:

  •  A duração do treinamento era de 6 a 8h concentradas em um mesmo dia.
  •  Pelo menos 1x na semana, um profissional passava o dia repetindo as mesmas informações da semana passada.
  • Como é natural, a interação presencial e o fator humano não dava garantia de que as informações eram passadas da mesma forma, até porque, nas diferentes unidades da Flex do Brasil, pessoas diferentes faziam isso.

Diante disso, o desafio para Flex também era:

  • Otimizar o tempo de seus colaboradores – alguém do RH ganharia um dia a mais em sua semana para se dedicar a outras funções.
  • Otimizar a aprendizagem dos novos colaboradores e seus primeiros dias de trabalho.
  • Uniformizar as informações trabalhadas no onboarding entre todas as unidades da empresa.
  •  Atingir todos esses resultados sem que o novo colaborador se sentisse calorosamente recebido!

Solução

Trilhas de aprendizagem compostas por pílulas, ou seja, soluções curtas, focadas, objetivas, completas e independentes.

As trilhas contavam com aproximadamente 13 pílulas de 1 a 2 minutos. O novo colaborador tem liberdade para consumir as pílulas dentro dos 5 primeiros dias de trabalho com uma recomendação de 2 a 3 pílulas por dia. Assim, já no primeiro dia ele poderia ter contato com sua equipe, trabalho, ferramentas de sistema e estaria produtivo mais rápido ao mesmo tempo que poderia aproveitar os conteúdos de maneira mais distribuída, facilitando a absorção de tanta informação nova!

Somado a isso, incluímos algumas atividades de aprendizagem, as quais além de reforçar o conteúdo, geram um indicador de aproveitamento dos alunos.

➔ Inteligência verbal: compreensão de texto.

➔ Inteligência espacial: atuação no cenário virtual proposto.

➔ Inteligência cinestésica: destreza no manuseio do mouse.

Contudo, sabendo que se trata da chegada em uma nova empresa e que a contratação já representa que o novo colaborador teve sucesso em uma série de testes, essas atividades foram desenvolvidas de maneira lúdica, em tom de desafio ou meta, fortalecendo a cultura de trabalho da empresa ao mesmo tempo que não desanimassem os novos colaboradores.

Por fim, os profissionais do setor de desenvolvimento humano estariam livres para realizar outras ações de acolhimento, garantindo a integração pessoal tão importante para a Flex Contact.

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Conheça as tecnologias que apoiam o Onboarding.

 

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Case TIVIT: onboarding para empresas multinacionais

Presente no mercado há mais de 20 anos, a TIVIT é uma multinacional brasileira de soluções digitais com operações em 10 países da América Latina.

Desafio

Garantir que o processo de Onboarding em todas as unidades, incluindo diferentes países, seja realizado do mesmo jeito.

Solução

Os processos de onboarding da empresa eram todos presenciais e, para contemplar todas as unidades e manter os padrões, essa modalidade se tornava cada vez mais onerosa e inviável. Outro ponto importante é que a TIVIT tem uma característica muito específica: uma parte dos seus colaboradores não trabalha in company, ficando alocada dentro do cliente, o que dificulta um processo de onboarding presencial.

Como a TIVIT já disponibilizava uma série de cursos online, que atendiam  várias necessidades de capacitação dos seus novos colaboradores, o DOT digital group propôs construir um Programa de Onboarding online.

Além de reunir alguns conteúdos já prontos, abordando questões institucionais, sistemas, posicionamento de mercado, o programa contou com novos conteúdos, desenvolvidos sob demanda para a nova solução educacional. Quando foi para operação, o programa contou com estratégias de mediação proativas, estimulando a adesão dos alunos, seu engajamento e seu caminho rumo à conclusão do programa.

Este Plano de Mediação contém ações distribuídas em um período de 30 dias. As ações foram planejadas conforme as funcionalidades da plataforma de aprendizagem Studion.

Resultados

Entregamos um programa de e-learning customizado, trazendo ao novo colaborador da TIVIT informações institucionais, além de tratar de sistemas utilizados e das áreas afins.

E com um Plano de Mediação foi possível motivar e engajar os novos colaboradores a iniciarem o Programa de Onboarding online e a concluírem os cursos de maneira satisfatória.

Confira alguns números que evidenciam o sucesso da solução.

Em 2019 quase 1200  novos colaboradores foram inseridos na cultura TIVIT por meio deste programa de Onboarding online.

Após a implementação da estratégia de mediação, o índice de adesão chegou a 95% após a adoção do Plano de Mediação.

 

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Leia também: Educação digital como estratégia de onboarding

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Tecnologias que apoiam o Onboarding

Capacitar os novos integrantes é um ótimo caminho para reduzir o turnover e aumentar a produtividade.

O processo de onboarding, como o próprio nome indica, ajuda a embarcar o novo colaborador, de modo que ele entenda rapidamente a organização e o objetivo do seu trabalho junto ao restante da equipe, além de diminuir o tempo que alguém leva para se adaptar e atingir o máximo de seu potencial profissional.

Se o objetivo é proporcionar uma experiência sem limitação de tempo e lugar, uma estratégia de educação digital pode ser uma boa alternativa. Ela permite que os colaboradores sejam recepcionados da mesma forma independentemente do local onde estão, que tenham autonomia para consultar o material sempre que necessário, além de facilitar a constante atualização. Afinal, empresas estratégicas estão sempre em busca de inovação.

Com a estratégia definida, o próximo passo é escolher qual tecnologia se encaixa mais com a experiência desejada. Para isso, é preciso considerar o tempo disponibilizado para a ação, quantidade de conteúdo que deverá ser passado e qual o impacto que se planeja alcançar. Veja algumas possibilidades:    

Microlearning e mobile first

Ter acesso ao onboarding no próprio celular facilita o processo de aprendizagem. Mas antes de aderir é preciso se questionar sobre o público-alvo: eles têm o celular como o principal meio para acesso de informações. Assim, o curso estaria literalmente ao acesso da mão em qualquer tempo e lugar – desde a recepção até o horário de almoço.

Usar um aplicativo para Microlearning pode dar ao cliente a liberdade de liberar o curso antes mesmo do primeiro dia de trabalho do novo colaborador, aproveitando dessa forma o momento psicológico de empolgação e ansiedade após a notícia sobre a contratação e promovendo uma experiência  com a empresa antes mesmo que o novo colaborador iniciasse suas atividades.

E-learning customizado

É possível estruturar um onboarding que dure mais tempo para que o colaborador possa aos poucos se conectar com a empresa. Para isso, pode ser disponibilizado um e-learning com etapas definidas, permitindo que ele receba as informações aos poucos e possa assimilar com mais facilidade.

Nesse caso, é definido o tempo que a empresa deseja destinar para essa ação e quais as soluções se encaixam melhor para aquele público (vídeo, e-book, podcast).     

Realidade Virtual

Utilizar a Realidade Virtual (RV) para criar uma experiência de integração mais real e prática não é coisa do futuro. Sem complicações, o novo colaborador consegue fazer um tour pela empresa virtualmente — incluindo sedes em outras cidades.

Conhecer processos, práticas, visualizar um procedimento, aprender “como se faz”! A RV aproxima com as particularidades da organização, projeta cenários que são importantes de serem vivenciados.

Simulando situações da rotina de trabalho, a RV auxilia a identificar pontos fortes e pontos fracos dos colaboradores, funcionando como uma forma de levantamento de necessidades de treinamento. Além disso, tudo é feito em ambiente seguro e que permite errar e aprender!

Cabe lembrar que essas são algumas possibilidades. Para definir a melhor opção é preciso considerar a realidade da empresa e o seu objetivo. Assim, é possível construir uma solução que faça sentido para o colaborador e para organização.  Com a estratégia certa e a tecnologia adequada a experiência do embarque pode durar a viagem profissional inteira.

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Educação digital como estratégia de Onboarding

O início de um colaborador em uma nova empresa geralmente é marcado por expectativas e motivação. É o momento de dar os primeiros passos e construir uma nova história profissional, mas é também uma etapa repleta de incertezas e desafios. Como facilitar a adaptação desse novo colaborador e trabalhar sua motivação de forma estratégica?        

Uma boa prática é conectar o propósito do colaborador ao da empresa logo nos primeiros contatos. Esse vínculo inicial aumenta as chances de permanência e desperta o espírito de colaboração na busca por resultados.

Capacitar os novos integrantes é um ótimo caminho para reduzir o turnover e aumentar a produtividade.

O processo de onboarding, como o próprio nome indica, ajuda a embarcar o novo colaborador, de modo que ele entenda rapidamente a organização e o objetivo do seu trabalho junto ao restante da equipe, além de diminuir o tempo que alguém leva para se adaptar e atingir o máximo de seu potencial profissional.

Se o objetivo é proporcionar uma experiência sem limitação de tempo e lugar, uma estratégia de educação digital pode ser uma boa alternativa. Ela permite que os colaboradores sejam recepcionados da mesma forma independentemente do local onde estão, que tenham autonomia para consultar o material sempre que necessário, além de facilitar a constante atualização. Afinal, empresas estratégicas estão sempre em busca de inovação.   

Se você quer lançar mão de uma estratégia de educação digital, mas não sabe por onde começar a estruturar seu programa de onboarding pense em como este novo colaborador vai preferir aprender, com que device ele.

Onboarding é para minha empresa?

O próprio significado do termo já diz muito: embarcar. Se considerar que todos os colaboradores da sua empresa estão no “mesmo barco”, nada mais justo do que receber os novos de maneira estratégica, os fazendo sentir como parte dessa embarcação. Nesse momento é possível: 

  • Mostrar o trajeto da empresa. 
  • Quem são as pessoas que conduzem “o barco”. 
  • Qual o papel de cada um nessa embarcação.  

Não deve haver uma empresa sequer que questione a importância de planejar esses primeiros dias de trabalho dos novos colaboradores. Mas ao mesmo tempo, não há departamento de pessoas que não precise lidar com o equilíbrio entre a importância de um momento de aproximação e a necessidade de que o novo colaborador seja produtivo e gere resultados o mais rápido possível. Afinal, estamos falando de negócios!

Do outro lado dessa história está o colaborador! Eu e você já estivemos nesse lugar e podemos nos lembrar de como é: uma série de expectativas, uma avalanche de novidades, normalmente um misto entre curiosidade e vontade de fazer acontecer logo.

Olha só:

  •  A empresa tem o desafio de contar sua história e cultura e o novo colaborador está curioso para saber!
  • O colaborador quer colocar logo em prática seus conhecimentos e a empresa quer ver resultados o quanto antes!

Parece a química perfeita, não é mesmo? Mas existem alguns desafios que precisam ser considerados para que esse momento seja, de fato, efetivo.

É aí que uma boa estratégia de educação digital pode fazer a diferença.

Conecte o colaborador à cultura da empresa

Uma organização tem vida e personalidade próprios, o que podemos chamar de cultura organizacional. Normalmente (ou pelo menos se espera isso!), os textos de missão, visão e valores estampados nas páginas institucionais das empresas nos contam em resumo qual a cultura da organização. Contudo, essa cultura, no dia a dia, é criada e mantida pela forma de agir, se relacionar, pelas crenças e experiências dos colaboradores. Então, mesmo que um colaborador aprenda a visão, missão e valores de uma empresa não existe a garantia de que ele agora conhece também a sua cultura.

Além disso, a cultura é viva! Possivelmente, em uma mesma empresa, times orientados pelos mesmos processos, trabalham e se relacionam de forma diferente. E isso se torna cada vez mais notável considerando os desafios de negócios que as empresas enfrentam em um mercado cada vez mais veloz e inovador.

Não bastasse isso, é preciso lembrar que cada novo colaborador tem uma história de vida e mesmo que seja difícil customizar uma recepção individual, é possível demonstrar planejar ações que considerem suas experiências. Então, com uma mesma estratégia a empresa precisa:

  •  Contextualizar e dar suporte ao colaborador que chega em seu primeiro emprego ao mesmo tempo que deve sensibilizar o talento que possui anos de profissão e demonstrar que suas experiências são importantes para o negócio.
  • Comunicar-se com profissionais de staff e área meio, que não estão necessariamente ligados com o negócio da empresa, mas são essenciais para ela, com a mesma mensagem que transmitem aos especialistas e técnicos.
  • Reforçar os valores e a cultura da organização para pessoas com as mais variadas experiências de vida.

É nesse contexto de aproximação que os cursos de onboarding EaD ganham cada vez mais espaço nas organizações e podem ser uma estratégia única ou parte de uma ação maior que envolve outras comunicações e encontros presenciais.

Conheça algumas vantagens de incluir o digital na experiência de aprendizagem:

  •  Flexibilidade

Por ser online, essas soluções chegam a qualquer pessoa ou lugar em qualquer tempo. Empresas que estão em diferentes localidades, por exemplo, podem garantir que a mesma mensagem seja transmitida, independentemente de distância física. Além de dar autonomia para o colaborador acessar conteúdos sempre que tiver dúvidas ou quiser retomar algum assunto.  

  • Identidade

A partir de um design instrucional bem pensado de acordo com os objetivos da empresa, as experiências de onboarding podem ganhar o nível de customização maior que os métodos tradicionais, atingindo de maneira mais pontual os diversos perfis.

  • Acompanhamento

 As mídias que servem como instrumento para as experiências EAD entregam também relatórios e indicadores que ajudam análises e revisões de percurso mais rápidas e assertivas.

Para que você entenda isso melhor, acompanhe o case do curso de onboarding que o DOT digital group produziu para a empresa Flex Contact, clique aqui

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Integração de novos colaboradores: onboarding

Encontrar o processo ideal para integrar os novos colaboradores, o chamado onboarding, na cultura da empresa não é algo fácil. Vários fatores relacionados a esse novo colaborador devem ser levados em consideração: maturidade, tempo, capacidade de absorção e maneira de lidar  com novos desafios.

Independentemente de cada ponto, uma coisa é certa: o gestor quer resultado rápido.

Por isso, o grande objetivo ao pensar em uma estratégia de onboarding é a redução de tempo de treinamento e a eficácia na disseminação dos conteúdos, deixando este colaborador apto, rapidamente, ao seu trabalho.

Case

A Resultados Digitais, umas das maiores empresas do Brasil em marketing digital, implementou a estratégia de capacitação online no seu processo de onboarding.

Antes, o processo tinha duração de 15 dias: assim que o colaborador iniciava suas atividades, os primeiros 15 dias eram dedicados ao onboarding, que, além de tratar da cultura organizacional, tinha foco no negócio da empresa. No repertório havia videoaulas, palestras e integração.

Com a estratégia online, o tempo de dedicação ao onboarding foi reduzido para apenas 6 horas. Todos os conteúdos que fazem parte do onboarding da RD foram distribuídos em microvídeos, seguindo a estratégia de microlearning.

Esta foi apenas uma solução para o desafio

Inúmeras estratégias podem ser implantadas nesse processo, como a utilização de vídeos que disseminam as políticas e atividades da empresa. Só não esqueça da grande tendência em vídeos: sempre com legenda, para que o áudio não precise ser ligado.

Mas aqui vamos destacar as trilhas de aprendizagem, que são uma excelente opção para os novos colaboradores. Elas possibilitam que vários perfis diferentes utilizem um mesmo ambiente de aprendizado, mas percorram caminhos diferentes, de acordo com seu nível de conhecimento e seu objetivo educacional (área ou setor da empresa). A trilha pode trazer vários objetos educacionais: vídeos, games, quizzes, simuladores, entre outras opções.

As trilhas de aprendizagem também se mostram uma excelente opção para um programa de “reciclagem”, digamos assim. Os colaboradores mais antigos também precisam, regularmente, ser envolvidos em programas de treinamento voltados para a cultura organizacional.

Sim, relembrar é viver, e você sabe a importância de repassar para os colaboradores os valores, os pilares, o foco e as diretrizes da organização.

 

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